SPS a été sollicitée comme expert de la gestion des impayés et formation en recouvrement auprès du magazine « le RDV expert de la petite entreprise : assuredentreprendre.fr ».
Voici l’article du journaliste.
Lire sur le site du magazine : http://www.assuredentreprendre.fr/mon-activite/8-reflexes-pour-reduire-les-impayes
Avec la crise, beaucoup de petites entreprises voient leur trésorerie en danger parce qu’elles peinent à récupérer le règlement de leurs factures… Selon les statistiques, ce serait même une entreprise sur 5 qui met la clé sous la porte chaque année pour cette raison. Comment anticiper et éviter les mauvais payeurs ? Voici 8 actions à mettre en place pour être réglé de vos prestations ou produits livrés.

 

1 – Renseignez-vous au préalable sur vos clients

 

C’est le préalable incontournable si vous travaillez avec d’autres professionnels : savoir à qui vous avez affaire ! Votre client est-il encore en activité ? Quelle est sa solidité financière ? Or, avec internet, ces informations sont facilement accessibles. Plusieurs sites proposent de l’information économique sur les entreprises. C’est le cas par exemple de Infogreffe.fr ou de Societe.com, qui vous donnent accès aux informations administratives et comptables des entreprises inscrites sur les registres du commerce et des sociétés (RCS) : comptes annuels, état d’endettement… Des sociétés se sont également spécialisées dans le renseignement interentreprises avec des bases de données complètes assorties d’analyses d’experts (Altares, Coface, Creditsafe…).

 

2 – Rédigez bien vos documents commerciaux

 

Des devis, bons de commande, de livraison et conditions générales de vente (CGV) rédigés clairement évitent bon nombre de contestations ultérieures, voire permettent d’obtenir gain de cause en cas de procès. Les devis et les bons de commande signés par le client vont démontrer qu’il existe bien entre vous et votre client un accord sur une prestation. Le bon de livraison, quant à lui, indique que votre prestation ou votre marchandise a été délivrée dans les délais, en quantité prévue et sans dégât, pendant le transport par exemple, s’il n’y a pas de réserves indiquées par le client. Quant aux CGV, elles vous permettent d’insérer des clauses spécifiques pour les retards de paiement comme les pénalités (avec rappel du taux sur la facture) ou une clause de réserve de propriété qui stipule que vous restez propriétaire du bien vendu tant qu’il n’a pas été réglé. Bien utile en cas de redressement judiciaire de votre client !

 

3 – Briefez votre personnel

 

Les impayés ne concernent pas que le service comptable. Quand un client ne paie pas, c’est toute l’entreprise qui est impactée. C’est important de le faire comprendre à vos commerciaux, afin qu’ils se représentent le poids des impayés, la part de risque, dans votre entreprise. Il faut par exemple les former sur vos délais et outils de paiement, les inciter à vous faire remonter des informations au sujet du client dont ils auraient connaissance sur le terrain, ou encore leur faire refuser la commande d’un client qui n’a pas réglé la précédente dans les temps… De même, l’assistante qui s’occupe des relances doit comprendre l’importance de ce poste, consacrer un temps spécifique à cette tâche et ne pas faire cela uniquement « entre deux » !

 

4 – Demandez un acompte

 

Exiger le versement d’une somme à la signature du contrat, 20 à 30% du montant total de la facture par exemple, peut vous aider à limiter le risque. Faites figurer cette possibilité clairement dans vos conditions générales de vente. Et attention, s’il s’agit d’un chèque, à ne pas terminer votre travail ou finaliser votre livraison avant de vous être assuré que celui-ci n’est pas en bois. Actuellement, un chèque peut revenir en impayés jusqu’à 20 jours après…

 

5 – Envoyez vos factures immédiatement

 

Le mieux est de remettre la facture au moment de la livraison ou dès la fin de la prestation. Celle-ci doit être très précise. Elle doit mentionner clairement la date d’échéance du paiement, et indiquer le taux des pénalités de retard. Pensez également au préalable à bien identifier qui est le service payeur, quelles indications doit comporter la facture… histoire de ne pas donner de raison aux mauvais payeurs de faire trainer le règlement !

 

6 – Relancez dès le premier jour de retard

 

Ne laissez pas pourrir la situation, car plus vous attendrez, plus vous risquez statistiquement de ne pas être payé ! On estime qu’il faut agir maxi dans les 60 jours. Commencez par passer un coup de fil, puis envoyez des courriers avant de passer à la mise en demeure. Et si tout cela ne produit aucun effet, il faudra envisager de recourir à la procédure judiciaire de l’injonction de payer qui vous permet de contraindre votre débiteur à honorer ses engagements.
Un amendement à la loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, dite loi Macron qui vient d’être adoptée par le Parlement, facilite le recouvrement des petites créances, en autorisant les entreprises à saisir un huissier pour faire procéder au paiement des sommes qui leur sont dues. Dès lors que l’huissier constatera un accord sur les modalités et le montant d’un règlement, il pourra notifier au débiteur qu’il doit payer. Cette procédure ne devrait concerner que les « petites » créances, dont le montant reste à définir, probablement aux alentours de 2000 euros.

 

Zoom : une nouvelle procédure simplifiée de recouvrement des petites créances
Un amendement à la loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, dite loi Macron qui vient d’être adoptée par le Parlement, facilite le recouvrement des petites créances, en autorisant les entreprises à saisir un huissier pour faire procéder au paiement des sommes qui leur sont dues. Dès lors que l’huissier constatera un accord sur les modalités et le montant d’un règlement, il pourra notifier au débiteur qu’il doit payer. Cette procédure ne devrait concerner que les « petites » créances, dont le montant reste à définir, probablement aux alentours de 2000 euros.

 

7 – Négociez un échéancier en cas de difficultés

 

Un échéancier vous permet de traiter à l’amiable des retards de paiement lorsque votre client rencontre des difficultés financières. Celui-ci peut ainsi étaler ses règlements dans le temps et lui permet d’éviter un contentieux qui serait préjudiciable à tous les deux. Avant de mettre cette solution en place, assurez-vous de la bonne foi de votre client, c’est-à-dire de sa volonté de payer contrariée par des difficultés de trésorerie, en identifiant quelles sont les causes de ses difficultés, et en évaluant avec lui les rentrées d’argent attendues. Pour preuve de bonne foi, exigez de lui un premier versement immédiat, même faible. Et bien sûr, couchez cet accord dans un document écrit signé par votre client.

 

8 – Recourez à un tiers : l’assurance-crédit et l’affacturage

 

Pour financer vos besoins de trésorerie à court terme, vous pouvez choisir de recourir à l’affacturage. Avec ce système, vous cédez votre créance à un organisme financier spécialisé, et récupérez ainsi avant échéance une partie du montant de la facture cédée, à charge ensuite généralement pour l’organisme d’en assurer le recouvrement. Avec l’assurance crédit vous prenez une garantie, sur un certain pourcentage du montant de la facture, en cas d’éventuels impayés. Attention, ces deux possibilités ont un coût qui va rogner votre marge et doivent donc être bien étudiées en amont. A noter également que pour solliciter ce genre de service, il faut être carré sur ses documents commerciaux. Car votre assureur ou votre factor s’en assureront avant de prendre le risque de votre encours clients.

 

Conseil d’experte : Sophie Pagan Sedjaï
« La première chose que je demande aux chefs d’entreprise que je rencontre c’est : est-ce que vous avez un document signé du client qui vous demande de travailler, tel qu’un bon de commande ou un devis signé ? Dans 25% des cas, il n’y en pas, soit parce qu’il connaît bien le client donc n’a pas fait de contrat, ou il fallait que ça aille vite donc il n’a pas pris le temps de faire signer un document qui engage l’acheteur. Parfois aussi, il n’ose pas dire au client qu’il ne commence pas tant que le devis n’est pas signé voire un acompte versé. Or, il faut apprendre à parler d’argent et pas seulement de prix ! Concernant les documents commerciaux, il faut s’assurer qu’ils sont complets et surtout adaptés à son activité. Attention donc aux copié-collé provenant d’internet ou de concurrents. Il faut également les porter à la connaissance des clients, en les mettant sur son site par exemple. Une fois le travail terminé, c’est bien de l’acter par un bon de livraison, de mise en service, de fin de mission… afin que le client ne puisse pas invoquer cette raison pour faire trainer le règlement. Globalement, il faut être précis et rigoureux. Et surtout assumer : si vous avez bien travaillé il n’y a pas de raison d’avoir de la pudeur à récupérer la somme qui vous est due. Enfin, j’ajouterais que parfois on n’agit pas parce qu’on pense que les sommes ne valent pas le coup. Attention tout de même au mauvais bouche à oreille : avez-vous envie d’être listé comme celui qui n’agit pas pour récupérer ses impayés ? Toutes ces actions doivent être envisagées comme une démarche qualité globale, qui montre que vous êtes professionnel dans la réalisation de vos missions ou de vos ventes. »

 

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