Certaines entreprises sont tenues de publier leurs comptes sociaux au Greffe chaque année.
Pour répondre à cette obligation et ne pas s’exposer à des risques de sanctions pénales et civiles, le dirigeant doit suivre une procédure précise.

QUI EST CONCERNE ? Les sociétés par actions, les sociétés à responsabilité limitée et certaines sociétés en nom collectif.

POURQUOI PUBLIER ? C’est un devoir pour les dirigeants. Pour des raisons de transparence et de protection vis-à-vis des tiers, la loi impose de déposer les comptes annuels (Code du Commerce L232-23).

QUELS DOCUMENTS FOURNIR ? Les comptes sociaux annuels : le bilan, le compte de résultat et l’annexe auxquels sont joints le rapport de gestion et celui du commissaire aux comptes. D’autres éléments peuvent s’ajouter selon la forme ou la gouvernance de l’entreprise.

A QUEL MOMENT ? Les comptes doivent être déposés, en double exemplaire et certifiés conformes (mention manuscrite et signature) dans le mois suivant l’approbation des comptes de la société, dans un délai maximum de six mois après la clôture de l’exercice social.

COMMENT TRANSMETTRE ? Possibilité de remettre les comptes en version papier directement au greffe du tribunal de commerce ou par courrier postal (de préférence en recommandé avec accusé réception) ou par voie électronique. Le coût du dépôt peut varier de 40 et 50 euros et s’élève à 90 euros pour des comptes consolidés. Le greffe confirme le dépôt en envoyant un récépissé et publie une mention au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc).

QUEL RISQUE EN CAS DE NON RESPECT DE CETTE OBLIGATION ? Le gérant engage sa responsabilité pénale et peut être sanctionné par une amende de 1500 euros (pouvant être portée à 3 000 € en cas de récidive – Code du Commerce R. 247-3). Néanmoins, le paiement de l’amende ne libère pas le dirigeant de son obligation de dépôt.
Le principal risque concerne les entreprises en difficulté financière : ne pas publier leurs comptes empêche un éventuel tiers (fournisseur, client, banquier) d’être informé de la situation réelle de l’entreprise. En cas de préjudice, le tiers mettra en cause la responsabilité du gérant pour obtenir un dédommagement.
Par ailleurs, certains dirigeants refusent de dévoiler des informations dites « stratégiques » (situation financière, indépendance, valeur des immos etc…) et préfèrent payer une amende plutôt que de répondre à cette obligation légale.
Toutefois, vu le contexte économique actuel, de plus en plus de greffes envoient des relances avec menaces de transfert du dossier de l’entreprise au procureur de la République dès lors que cette dernière ne publie pas ses comptes annuels.

QUI A ACCÈS A CES INFORMATIONS ? Partenaires, clients, fournisseurs voire concurrents … Contactez SPS pour en savoir plus